Conseils pour bien gérer vos

archives communales

Les archives sont l'ensemble des documents nés de l'activité d'un service, d'un bureau. Elles ne sont pas synonymes de vieux papiers mais naissent au jour le jour. Il faut s'en occuper dès leur création :

Il ne faut pas confondre archives & documentation

ARCHIVES (ou dossier administratifs)

DOSSIERS DES AFFAIRES TRAITÉES PAR LE SERVICE
archives publiques ne pouvant être détruites que sur autorisation du directeur des Archives départementales (voir dossier "éliminer").

DOCUMENTATION

LES IMPRIMÉS
Journal officiel (délai de conservation obligatoire de 5 ans pour les chefs-lieux de canton seulement).
Recueil des actes administratifs de la Préfecture et du Conseil général (délai de conservation obligatoire de 5 ans pour toutes les communes).
L'élimination de ces documents est soumise au visa du directeur des Archives départementales car il s'agit d'une dérogation à la loi.

LES JOURNAUX, MAGAZINES, PÉRIODIQUES
Aucune obligation de conservation.

Les organiser,
éliminer ce qui est inutile, afin de ne pas se laisser envahir et de retrouver vite et facilement l'information nécessaire.

COMMENT CRÉER UN DOSSIER

1 - Le dossier est l'instrument de base de l'action administrative. On y trouve tous les documents relatifs à une même affaire. Chaque concepteur est responsable de sa tenue.

2 - Avant tout s'assurer qu'il n'en existe pas déjà un.

3 - Porter sur la couverture un intitulé, c'est-à-dire l'analyse de son contenu ; proscrire les termes "divers", "affaires générales", "correspondances diverses".

4 - Inscrire les dates extrêmes de l'affaire (la plus ancienne est inscrite dès le départ, la plus récente une fois le dossier clos).

5 - Si le dossier est trop volumineux, le scinder en plusieurs unités et lui donner un numéro d'ordre.

6 - Mettre également la référence au plan de classement de l'ensemble des dossiers, s'il existe.

Plus votre analyse sera fine, plus vite vous retrouverez le dossier.
Dans l'analyse répondez aux questions qui fait quoi, où et quand ?
C'est-à-dire dégagez l'auteur de l'action, l'action administrative,
l'objet de l'action, la date, le lieu.

Ne jamais laisser une pièce isolée
car elle perd toute sa valeur et son utilité. La mettre dans le dossier dès sa création ou son arrivée.

COMMENT GÉRER UN DOSSIER

Le temps passé à la mise en ordre d'un dossier est largement compensé par le gain de temps lors de recherches ultérieures.

En maintenant un ordre interne par :

. Le classement chronologique des pièces (la plus ancienne en dessous).

. L'agrafage des documents qui vont ensemble (une lettre et sa réponse ; une pièce principale et son annexe) et le rangement à la date de la pièce principale.
Ne pas utiliser les trombones et épingles qui rouillent ou le scotch ou l'élastique.

. L'élimination régulière des doubles, brouillons, formulaires, prospectus, documents de travail...

. En ne retirant pas de pièces pour constituer de la documentation ou ouvrir un autre dossier (si nécessaire utiliser la photocopie).

. En privilégiant toujours l'original, le document daté et signé.

. En constituant, si le dossier est complexe, des sous-dossiers avec, pour chacun, un sous-titre.

COMMENT RANGER UN DOSSIER

Les documents seront rangés dans des chemises et sous-chemises en papier (cartonné ou non) par dossiers et sous-dossiers.

Les chemises seront glissées dans des boîtes d'archives en carton format A4 de 10 cm d'épaisseur (maximum 12 cm).

Sur les tranches des boîtes seront indiqués le contenu et les dates extrêmes le plus précisément et succinctement possible.

Sur les rayonnages, les boîtes seront regroupées par thème en laissant de la place après chaque thème pour les archives à venir.

Ne pas hésiter à mettre des étiquettes
sur les étagères.

Les rayonnages seront installés dans une salle d'archives prévue exclusivement à cet usage.
Cette salle devra être si possible dans les locaux de la mairie.

Pour un aménagement de locaux d'archivage, une aide spécifique est proposée par le Conseil général (voir le guide des aides départementales, chapitre culture).

COMMENT ÉLIMINER UN DOSSIER

1 - Les délais de conservation font l'objet de circulaires très précises de la direction des Archives de France qui sont détenues par les Archives départementales.

2 - Le bordereau d'élimination est une obligation légale. Aucun document ne peut être détruit sans le visa du directeur des Archives départementales.

3 - Un bordereau d'élimination vierge est mis à votre disposition.
Voir un spécimen de bordereau d'élimination